Les démarches administratives pour employer une nounou à domicile
Lorsque l’on est parents, trouver une solution de garde fiable pour les enfants et adaptée à l’emploi du temps de toute la famille, c’est primordial. Beaucoup de particuliers choisissent ainsi l’emploi d’une nounou à domicile. Car elle permet une solution plus flexible et propose un service plus personnalisé (et individualisé) qu’une crèche ou une assistante maternelle, et une collaboration sur une période plus longue qu’une babysitter. L’embauche de cette nounou implique toutefois de nombreuses démarches administratives qu’il est important de bien connaître.
Comment employer une nounou à domicile ?
Trois options s’offrent à vous pour recruter une nounou chargée de la garde des enfants : être particulier employeur en direct, passer par un mandataire ou faire appel à un prestataire de services comme Family Sphere.
Balayons ici les atouts et limites de chaque solution sur le plan purement administratif.
Être particulier employeur : je salarie ma nounou en direct !
Si vous faites le choix d’embaucher une nounou en direct, vous devenez alors un particulier employeur. À ce titre, de nombreuses démarches vous incombent.
Tout commence évidemment par le recrutement. À vous de trouver la perle rare ! Pour cela, différents moyens existent : petites annonces, sites spécialisés, bouche-à-oreille, agences d’emploi de particulier à particulier, etc. Une fois des candidat(e)s identifié(e)s, il faut organiser des entretiens de sélection, vérifier les références, les diplômes, etc.
La rédaction du contrat de travail : il doit être rédigé en respectant le droit du travail et la convention collective concernée, et en détaillant au maximum la prestation. La nounou est considérée juridiquement comme subordonnée aux parents employeurs. Le contrat de travail est valable même sans formalisation écrite, mais il est tout de même recommandé de prendre le temps de bien le formaliser.
Puis, parce que vous êtes particulier employeur, vous devez dans un second temps respecter toutes les obligations légales liées à ce statut.
- Les déclarations administratives, et notamment la déclaration à Pajemploi, l’organisme qui s’occupe ensuite de la déclaration et du paiement des cotisations sociales pour les employés à domicile des particuliers.
- Le versement chaque mois du salaire avec les cotisations sociales. Le montant de la rémunération en euros pour la période doit y être détaillé.
- La gestion des congés payés, des absences, des vacances et des éventuelles arrêts maladie de la nounou.
- La fin de collaboration en respectant le préavis, avec le licenciement éventuel si celui-ci s’avère nécessaire prématurément, ou à la date convenue lorsque les enfants n’ont plus besoin d’être gardés par la nounou (en rentrant à l’école par exemple). La procédure doit être scrupuleusement respectée.
Être particulier employeur, c’est endosser de nombreuses responsabilités, notamment sur le plan administratif et juridique.
C’est la formule la plus éloignée de celle que propose Family Sphere, avec un service tout inclus. Vous avez donc de nombreuses formalités à respecter pendant toute la durée du contrat. Cela demande du temps chaque mois, et des connaissances en droit du travail. Des modèles de fiches de paie, de suivi d’heures, ou encore des articles détaillés sur les procédures à suivre existent. Mais ne négligez pas ce volet administratif !
Passer par un mandataire, l’intermédiaire pour une gestion administrative partagée
Pour contourner le statut de particulier employeur pour la garde de votre enfant, il est possible de se tourner vers un mandataire. Celui-ci devient alors un intermédiaire entre vous, parents, et la nounou. Concrètement, le mandataire se charge de recruter la nounou et de réaliser toutes les formalités liées à son emploi (contrat de travail, fiches de paie, déclarations sociales, etc). Juridiquement, le mandataire est l’employeur légal de la nounou, et non le parent. Ce dernier n’a donc pas à gérer les questions administratives.
Les démarches qui vous incombent avec un mandataire sont les suivantes :
- La recherche et le choix de la nounou, généralement facilités par le mandataire.
- La signature d’un contrat de mandat avec le mandataire.
- Le paiement chaque mois des frais de mandat et du salaire de la nounou au mandataire.
L’avantage principal de cette solution pour employer une nounou à domicile est que le mandataire se charge de toute la partie administrative. Le mandataire allège les démarches par rapport au fait d’être employeur en direct. Vous n’avez pas par exemple à vous occuper de la fin de contrat, avec la procédure de licenciement. Attention toutefois, les services restent moins complets que ceux d’un prestataire (qui se charge de tout).
Faire appel à un prestataire de services pour se décharger de toutes les contraintes
Évoquons la dernière grande possibilité : faire appel à un prestataire de services pour employer une nounou à domicile. Dans ce cas, les démarches sont réduites. Il s’agit en effet de la solution la plus confortable pour vous !
C’est le prestataire lui-même qui est l’employeur légal de la nounou. Vous n’avez donc quasiment aucune démarche administrative à gérer, si ce n’est régler les factures mensuelles au prestataire.
En tant que prestataire de services, Family Sphere se charge de :
- Recruter la nounou et vous présenter plusieurs profils.
- Rédiger le contrat de travail.
- Déclarer la nounou et payer les charges sociales.
- Établir les fiches de paie et lui verser son salaire.
- Gérer les congés et les éventuelles périodes de maladie.
- Assurer le remplacement de la nounou si nécessaire.
- Licencier la nounou si besoin.
En tant que parents, vous allégez totalement les démarches administratives qui vous incombent, et vous pouvez profiter simplement des services de la nounou pour votre enfant, dont l’emploi est entièrement géré par le prestataire.
Le prestataire endosse entièrement le rôle d’employeur vis-à-vis de la nounou et le parent n’a aucun lien juridique avec elle. Tout est directement géré par le prestataire.
A savoir : il n’est pas nécessaire pour une nounou d’avoir un agrément. Contrairement à une assistante maternelle qui doit obligatoirement avoir un agrément et se déclarer auprès des services départementaux, une nounou à domicile peut s’en passer. Cela ne doit pas vous empêcher de rechercher une personne sérieuse, appliquée, avec de solides références. Chez Family Sphere, nous plaçons cette qualité au cœur de notre recrutement, pour vous donner l’assurance d’avoir une personne de confiance qui prend votre relais. Cela se traduit par une sélection fine et des entretiens d’embauche poussés.
Les démarches administratives avec l’URSSAF
Si nous venons d’évoquer étape par étape le parcours que vous devez suivre en tant que parents pour embaucher puis gérer une nounou à domicile – qui est relativement proche de celui que l’on retrouve en choisissant une assistante maternelle (assmat) ou une baby sitter – nous n’avons en revanche pas parlé directement des échanges avec l’URSSAF pour percevoir le complément de libre choix du mode de garde (CMG) de la Paje.
Peu importe le contrat que vous choisissez, vous pouvez percevoir le complément de libre choix du mode de garde (CMG) de la Paje pour l’emploi d’une garde d’enfants à domicile. Le CMG de la Paje est une aide versée par l’Urssaf service Pajemploi aux parents employant une garde d’enfants à domicile pour leur enfant de moins de 6 ans.
Cette aide financière prend en charge partiellement le coût de la garde. Elle comprend :
- Une prise en charge partielle du salaire net versé à la garde d’enfants. Le montant dépend des revenus et de la composition familiale. Au minimum 15% du coût reste à votre charge.
- Une prise en charge partielle des cotisations sociales, directement versée par la CAF ou MSA à l’Urssaf.
Si vous employez en direct la personne qui s’occupe de votre enfant, vous devez déposer votre demande auprès de votre CAF / MSA, au cours du mois de l’embauche de votre garde d’enfants à domicile.
En passant par un mandataire ou un prestataire de services, vous n’avez pas à effectuer vous-même la déclaration. C’est en effet la personne qui salarie l’assistante maternelle, la baby-sitter ou la nounou qui doit le faire. Si vous choisissez un prestataire comme Family Sphere, c’est donc votre agence qui va effectuer la déclaration des heures effectuées pendant la durée du contrat de travail pour une baby-sitter ou nounou, mais également indiquer la rémunération. En revanche, c’est bien vous qui allez percevoir l’aide Pajemploi directement.
A savoir : D’autres aides existent pour votre famille et peuvent être utilisées si vous choisissez de recourir à une nourrice ou assistante maternelle. Parmi ces aides, citons par exemple l’Aide pour la Garde d’Enfants des Parents Isolés (AGEDPI) de Pôle emploi, les chèques CESU (solution de paiement simplifiée pour la rémunération), sans oublier certaines aides locales qui sont parfois octroyées à l’échelle des communes ou du département.
En résumé, faire appel à un prestataire professionnel comme Family Sphere est de loin la solution la plus simple et confortable lorsque l’on souhaite employer une nounou à domicile sans aucune obligation de gestion. Vous pouvez être déchargés de toutes les contraintes administratives puisque c’est le prestataire, en tant qu’employeur légal, qui s’en charge intégralement. Un vrai soulagement pour toute la famille.
Vous avez un projet de garde pour votre enfant (garde régulière, garde périscolaire, pendant les vacances, etc.), qu’il s’agisse d’un besoin ponctuel ou récurrent ? Rapprochez-vous de nos équipes pour en discuter.